Os projetos realizados pelas empresas juniores estão cheios de histórias inspiradoras, afinal lidam diretamente com o sonho de muitos de seus clientes. Hoje iremos conhecer a história do Thiago, sócio majoritário da Tartelier Pâtisserie, carioca, de 36 anos, que chegou em São Paulo aos 25 anos, com R$300,00, sem residência fixa e nem trabalho garantido. Rapidamente, conseguiu seu primeiro emprego na capital paulista como ajudante de cozinha, e desde então, fomentou seu sonho de ser dono de um estabelecimento comercial, buscando também proporcionar trabalho para pessoas que, assim como ele, não tiveram oportunidades de um emprego digno.
Em janeiro de 2011, com o apoio de um investidor anjo, o Thiago conseguiu dar um importante passo em direção ao seu sonho: abrir seu próprio negócio, quando a Pâtisserie era apenas uma fábrica de doces e salgados de venda Business to Business, mas primeira loja da franquia veio a ser inaugurada somente em 2015. No final do mesmo ano, ainda que diante das perspectivas econômicas negativas, o cliente demonstrou interesse em expandir a sua rede, e para tal, acreditou que uma consultoria poderia auxiliá-lo. Ele estava à procura de um serviço que fosse inovador, personalizado e o preço fosse financeiramente viável dentro da perspectiva de um microempreendedor.
Por meio da indicação de um dos membros da FEA Júnior USP, empresa júnior de economia e administração da USP, em São Paulo, que frequentava assiduamente a Pâtisserie, uma equipe de projeto entrou em contato com o Thiago para analisar e oferecer uma solução que atendesse a todos esses requisitos.
Suas principais dificuldades internas eram: o controle financeiro, já que apesar de a microempresa possuir um sistema de controle de dispêndios e receitas o mesmo era desorganizado e confuso; além da falta de consolidação quanto aos processos e responsabilidades da empresa, o que fazia com que alguns processos vitais deixassem de ser realizados, gerava improdutividade no desenvolvimento de tarefas do dia a dia e ainda sobrecarregava os cargos de gestão. O maior desafio, no entanto, era determinar a viabilidade financeira da abertura de três novas filiais da Pâtisserie (que havia se tornado o mais recentesonho do cliente), diante do cenário de crise econômica e, caso possível, determinar as melhores datas para tal.
Diante de todas as demandas do cliente, foram elaboradas, dentro do tempo de projeto de 6 semanas, medidas diretas que fossem capazes de solucionar cada um dos problemas de estruturação administrativa e financeira da empresa, a fim de tornar o modelo de gestão da Pâtisserie escalável e replicável em possíveis futuras filiais, mostrando o preparo da FEA Júnior USP em realizar o projeto e passando as soluções que o Thiago precisava de forma personalizada e em um preço acessível.
Para sanar a falta de estruturação de processos e responsabilidades em todos os setores da empresa, foram utilizadas uma série de metodologias e ferramentas entre as quais podemos citar um “Blueprint de Processos”, metodologia esta, baseada na adaptação dos conceitos de Cadeia de Valor de Michael Porter e em fluxogramas tradicionais de atividades, criada dentro da empresa júnior especificamente para a aplicação neste projeto, para ordenar os macroprocessos da empresa; um mapeamento e otimização de processos baseados em entrevistas com os funcionários e no desenvolvimento de soluções para as inconsistências dos processos através de benchmarks, ideações internas e ideações em conjunto com o cliente, detalhando cada atividade relevante para a empresa, que é realizada atualmente ou deverá começar a ser praticada futuramente através de fluxogramas visuais elaborados no programa BizagiModeler.
Também foi desenvolvida uma Matriz de Responsabilidades, personalizada para a realidade do cliente, que se baseou na consagrada metodologia da consultoria Bain & Company, RAPID (Recommend, Agree, Perform, Input e Decide), para criar a metodologia FDA (Faz, Decide e Assessora), adaptável e replicável à realidade de qualquer micro e pequena empresa, e capaz de delimitar a quem pertencem todas responsabilidades quanto à execução (Faz), decisão gerencial (Decide) e apoio (Assessora) de todas as tarefas da empresa diante desses três papéis citados e determinando ainda a periodicidade que cada atividade deve ser realizada. Para formalizar a divisão de tarefas foram consolidados ainda outros dois entregáveis, um job description, que resume de maneira concisa as responsabilidades gerais de cada cargo na empresa, e a departamentalização dos cargos da empresa, já levando em conta que a possibilidade da abertura futuramente de filiais da loja.
Durante o desenvolvimento do projeto a equipe de consultoria identificou, através das visitas periódicas ao cliente e entrevistas com os funcionários da Pâtisserie, dois grandes desafios não constatados pela equipe comercial, responsável pela venda do projeto, nem mesmo pelo cliente: a perda de estoque de matéria prima e produtos prontos, de tal maneira que muitas vezes era obrigado a desperdiçar ingredientes e até mesmo quitutes prontos devido ao vencimento dos mesmos; dificuldade no planejamento da produção, que segundo o sócio era gerado pela inexperiência dos funcionários da cozinha e gerava a falta de estoque de doces e salgados em épocas de pico de demanda (o que diminuía o potencial faturamento da loja).
Diante do entendimento da importância de sanar essas duas graves problemáticas, a consultoria decidiu conceber soluções para as mesmas, mesmo considerando a restrição de tempo para a finalização do projeto e que tais soluções não haviam sido vendidas no contrato. Assim, deu-se o desenvolvimento do sistema de controle de estoques inspirada na metodologia Kanban, antigamente muito utilizada por grandes varejistas, como o WalMart, que divide visualmente o estoque em três níveis: verde (estado de normal), amarelo (estado de atenção) e vermelho (estado crítico), aplicável, tanto para seus produtos prontos como para materiais de produção, com o intuito tornar mais prático o controle de saída e entrada de bens nesses depósitos, acarretando com que fossem reduzidos gastos desnecessários e a previsão da demanda de produtos se tornasse mais flexível, adaptável às demandas diárias de seus clientes e clara, mesmo para funcionários inexperientes e ainda pouco treinados.
Controle de Estoque inspirado na Metodologia Kanban
A segunda parte do projeto consistiu no Planejamento Financeiro, que atuou sob duas frentes: análise de viabilidade para a abertura de filiais da Pâtisserie e a construção de uma ferramenta de controle financeiro. A frente de análise de viabilidade financeira desenvolveu a partir de passado histórico de vendas, variação de sazonalidades e possíveis restrições econômicas, uma previsão de custos e receitas da rede, o que demonstrou viável a abertura das três filiais desejadas pelo cliente em um futuro de médio e longo prazo se seguisse as recomendações financeiras feitas pela consultoria, entre as quais se encaixava o uso de uma metodologia de manejo do orçamento, aplicada na ferramenta de controle financeiro.
Já quanto ao controle financeiro, a consultoria desenvolveu uma ferramenta simples e prática, própria para que o cliente pudesse determinar como distribuir e controlar o orçamento de sua empresa através de sugestões de valores mínimos, máximos e de porcentagens de gastos ideias para cada conta do orçamento, a fim de viabilizar um crescimento economicamente sustentável da empresa, demostrando que se os recursos atuais da Pâtisserie fossem bem alocados o cliente conseguiria expandir a rede com outras filiais em um período de até três anos.
Após três meses de finalização do projeto, que foi entregue na terceira semana de janeiro de 2016, o cliente teve a oportunidade de implementar totalmente uma das proposições, o sistema de controle de estoques, baseado na metodologia Kanban. Segundo um depoimento do cliente, a solução já surtiu resultado imediato no desempenho de sua atual loja, proporcionando uma maior organização e controle dos seus produtos, auxiliando inclusive os funcionários a utilizar o estoque de forma mais prática e eficiente.
Por meio do método adotado de controle de estoques o planejamento da produção passou a ser mais assertivo em relação a demanda da loja, proporcionando, assim, um aumento da margem do produto, que é o gasto em matéria-prima sobre o volume de vendas, em 24,46% entre janeiro e abril, considerando que os estoques iniciais e finais entre tais meses se manteve constante. Além disso, essa implementação, junto com a decisão de expandir o horário de funcionamento da loja, que foi tomada de forma conjunta entre o cliente e a consultoria provocou um aumento do faturamento da empresa em 19,74% em três meses, o que projetado para a realidade doze meses resultaria em um crescimento do faturamento anual de 79%. Esse crescimento no faturamento o impulsionará para que ele possa fazer a abertura de suas três novas lojas, que deverá ocorrer até o final de 2018. Essa expansão da rede implica em um crescimento econômico iminente.
Durante as primeiras reuniões com o cliente, o mesmo contou que a contratação de seus funcionários se baseava no princípio de oferecer um emprego digno a pessoas que perante o mercado não teriam muitas oportunidades de prosperar profissionalmente. Sendo assim, após a abertura de sua primeira loja, o dono da Pâtisserie adotou como ideologia de contratação de jovens sem formação profissional e sem qualquer tipo de experiência anterior, com o intuito de fornecer-lhes oportunidades dignas de trabalho com possibilidades de aprendizado e crescimento de carreira, como é o caso do Ednaldo, que conta um pouco da sua história no vídeo abaixo:
Mediante às soluções de reestruturação administrativa e planejamento da abertura de novas lojas propostas pela consultoria, seriam contratados dois funcionários por filial, além de mais funcionários para a produção, diante do crescimento da demanda pelos produtos. Além disso, no planejamento financeiro a consultoria estruturou uma previsão de um aumento salarial para os atuais funcionários de 45%. Seguindo as recomendações de distribuição de tarefas e estruturação do organograma da empresa desenvolvidos pela consultoria já foi contratado um funcionário, o que representa um aumento na geração de empregos de 12,5%, considerando a estrutura organizacional da Tartelier em janeiro de 2016, sendo que a Pâtisserie já está em busca da contratação de ainda mais um colaborador, o que significaria um aumento iminente de 25% na geração de empregos.
Após a coleta de todos esses insumos sobre os resultados do projeto, imagine se esse serviço fosse replicado a cada vez mais micro pequenos empreendedores do setor. Qual seria o tamanho do impacto que os projetos das empresas juniores poderiam gerar no Brasil?
Fazendo uma projeção, através da Matriz de Insumo e Produto do Brasil 2013 estimadas a partir de dados das contas nacionais segundo a metodologia descrita em Guilhoto; Sesso Filho (2010) e em Guilhoto; Sesso Filho (2005), de duas variáveis: Valor Adicionado no setor alimentício e Valor Adicionado em setores correlatos, supondo uma empresa (ou conjunto de empresas) do setor de Alimentação (setor 48 na MIP) cuja demanda final é de 1 milhão de reais no ano, avaliando o efeito de um aumento de 79% nessa demanda final e considerando, ainda, 24% de aumento na margem e 12,5% de aumento no número de funcionários nesta análise, temos que:
· Se o valor adicionado da firma antes do projeto é de 498 mil, após o projeto, haverá um incremento de 386 mil no valor adicionado da firma. Nos demais setores da economia, por outro lado, haverá um adicional incremento de 264 mil no valor adicionado;
· Se a firma tem inicialmente 100 funcionários, 13 serão contratados pela empresa após o projeto e outros 61 funcionários serão contratados por empresas de outros setores da economia, com destaque para os setores da agropecuária.
Trazendo esses números uma perspectiva sobre qual seria o impacto do nosso projeto se ele fosse replicado em escala nacional, fizemos uma projeção de resultados caso pudéssemos atender somente os microempreendedores do setor alimentício do país, de tal maneira que os resultados seriam:
· Geração de 1.560.000 empregos, o que representaria uma queda de 14% na taxa de desemprego nacional;
· Aumento do valor adicionado no setor alimentício em 77% e nos setores correlatos em 53%;
· Mudança na perspectiva de crescimento do PIB de 2016 de -3,88% para +1,22%.
No Movimento Empresa Júnior, buscamos dia após dia construir um Brasil mais empreendedor, que nos proporcione realizar cada vez mais sonhos. Com essa história, pudemos ver a diferença que um projeto de consultoria pode fazer em uma micro ou pequena empresa e, com cada vez mais e melhores projetos, em toda a economia do país.
E se a história do seu negócio, como o do Thiago, ou da sua empresa júnior, como a da FEA Júnior USP, também pudesse ser contada aqui? Se você está em busca de soluções criativas, inovadoras, com qualidade e a um preço acessível, realizadas por jovens que estão buscando transformar a sua realidade, contrate uma empresa júnior! Utilizando a plataforma Empresa Júnior Consultoria, você acessará um banco de dados de mais de 400 empresas juniores em diversos locais e áreas de atuação que poderão oferecer o projeto ideal para a sua empresa.
