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Como prospectar? - O Guia Completo do Grupo Gestão

Como fazer uma prospecção animal na sua EJ - Grupo Gestão

Apresentação

O Grupo Gestão foi fundado, junto com o início do curso de Engenharia de Produção da Universidade de Brasília (UnB), em setembro de 2009. Desde o início tivemos, como empresa, um carinho único dos membros. Por mais que, durante os seis primeiros anos tivéssemos uma sede pequena, para não dizer ruim, sempre tivemos um ambiente especialmente animado. Cito a sede pois acreditávamos que era uma barreira significativa quando falamos de vendas.

Esse ânimo nos possibilitou uma cultura cada vez mais agressiva em relação a prospecção de clientes. Consolidamos um novo paradigma de como pode ser a operação de uma área comercial, através de muito trabalho. Boa parte dos resultados em vendas foram decorrentes de ações muito simples. Queríamos compartilhar os principais acontecimentos, porque realmente acreditamos que é possível diminuir muito o tempo desse aprendizado.

Desafio - Como assim meta de crescer quatro vezes mais?

Vindo de um ano de faturamento decrescente, de R$ 44.000,00 em 2014 para R$ 31.000,00 em 2015, estrategicamente, estávamos cometendo vários erros. Tentamos consolidar no mercado produtos escaláveis antes de ter qualquer estrutura de ''vaca leiteira'' (Matriz BCG) que nos possibilitasse ter um fluxo constante de receita. Com esforços nada direcionados, áreas sendo planejadas separadas umas das outras, percebemos que precisaríamos tomar uma postura um pouco mais radical.

Quanto mais analisávamos, mais os erros ficavam evidentes e as oportunidades apareciam. Sabíamos que, caso conseguíssemos alinhar nossos esforços poderíamos fazer muito mais que nos anos anteriores. Traçar uma meta de crescimento de R$ 140.000,00, ou seja, mais de 400% de 2016 deu um certo frio na barriga. De qualquer maneira, nosso time estava confiante, no fundo sabíamos que era possível.

O plano estava traçado: a disciplina era chave, sabíamos disso. Caberia a nós entrar em contato com o número suficiente de clientes, ter certeza que conseguiríamos gerar o devido valor com nossos produtos e comunicar isso da melhor forma. Com a conversão sendo devidamente analisada e a quantidade correta de ataques não tem erro. Bateríamos a meta!

Ação - Uma Estrutura Animal

Com a meta traçada, agora bastava executar e monitorar o andamento do plano. Para tal, utilizamos um funil de vendas simples, em que classificamos toda semana onde estão todos os clientes. Ele é composto por cinco etapas:

  1. Clientes potenciais:

Onde registramos clientes que muitas vezes surgem por algum quesito. É nosso banco de dados de clientes que podemos entrar em contato, muitas vezes já aquecidos.

2. Contactado:

Nesse primeiro contato, os clientes podem ser classificados em frios ou quentes.

Coldcall é como chamamos a ligação que fazemos para um cliente que não temos nenhum contato prévio, ou seja, um “contato frio”. Abrimos o site do cliente, levantamos pontos que podem ser relevantes, ligamos, apresentamos a empresa com base em um script. O objetivo é simplesmente marcar uma reunião. Não tentamos vender nada nesse primeiro contato, nunca. Normalmente, a efetividade desse método é um pouco baixa, mas pode ser muito útil para quem ainda não tem um bom marketing passivo e/ou não está conseguindo ser indicado.

Quando realizamos o coldcall em um setor que temos mais experiência, o processo como um todo fica mais assertivo. Termos clientes do setor no portfólio, experiência na área e eventuais contatos refletirão na conversão. Falar ''estamos ligando, pois já fizemos três projetos na área X e escolhemos sua empresa como uma oportunidade de fazer algo em conjunto, o que acha de marcar uma reunião?'' é mais efetivo que fazer uma ligação padrão.

Por isso, fazer projetos excelentes com um ticket menor para validar algum setor e escrever um case pode ser uma opção: aumenta seu valor aparente nas vendas futuras.

Um certo discernimento a respeito do setor a ser atacado é válido, mas realmente nada que necessite de um planejamento grande que inviabilize a ação. Atenção também para a amostra, já falamos (e foi um erro) que tal setor não foi validado só com 5 negociações, é necessário ter paciência.

Tratamos como “contato quente” clientes que já temos algum relacionamento e conhecemos o nome do tomador de decisão. Quanto maior o grau de contato, mais ''aquecido'' o cliente é. Pode ser um conhecido de algum membro da empresa, alguma empresa que já realizamos alguma ação em conjunto, ou mesmo alguma empresa que passamos e simplesmente descobrimos o nome do dono, entre outros. Afinal, entrar em contato para falar com o João, ao invés de ''com o responsável'' já faz toda a diferença.

Pontes também são úteis. Caso conseguimos entrar em contato direto com o responsável não seríamos completamente ''desconhecidos'', por mais que o contato seja superficial já é útil para quebrar o gelo e criar um ambiente mais confortável para o cliente. Uma ligação de um ex-membro pra algum contato simplesmente falando que “o GG é uma empresa bacana, atuamos no setor e que uma reunião pra gente se apresentar pode ser útil para ambos” já sobe bastante nossa conversão.

3. Primeira Reunião Marcada

A dica aqui é ter claro o ''why'' da sua Empresa Júnior - Golden Circle, do Simon Sinek. O Movimento tem o foco muito nobre, afinal prestamos serviços para micro e pequenas empresas, que normalmente não são alvo de consultorias mais tradicionais. Trazemos soluções técnicas a empreendedores que normalmente não conseguiriam pagar por isso. Em paralelo ainda promovemos uma excelente experiência para formar nossos membros. Teremos, pelo menos no Grupo Gestão, provavelmente, os melhores engenheiros de produção de Brasília. Estamos disponibilizando pessoas muito boas por um preço razoável. São diferenciais muito significativos.

4. Diagnóstico

Uma excelente metodologia para aumentar as conversões, seja passiva ou ativa, é o Spin Selling - Neil Rackham. Independente do setor, todas as nossas soluções (e acredito que de qualquer Empresa Júnior) têm como objetivo resolver algum problema do cliente. Seja uma EJ de comunicação, cujo cliente precisa de uma divulgação e não enxerga os benefícios disso, ou uma EJ de psicologia, que atua no bem estar dos funcionários.

O Spin deixa claro o quanto uma venda pequena é diferente de uma venda grande. O livro traz a diferença dos melhores vendedores para os vendedores bons. Hoje eu vejo, o mole que a gente dava ao tentar vender sem ter essa base técnica. Infelizmente, a ficha que isso é obrigatório (independente do setor) caiu para nós faz pouco tempo.

Segundo a metodologia, a venda é constituída de 4 etapas:

  • Abertura: compreende ações de aquecimento que ocorrem antes de iniciar a venda;

  • Investigação: descobrir as necessidades do cliente por meio de perguntas. Atenção, é a etapa mais importante;

  • Demonstração de capacidade: é preciso mostrar aos clientes que existe uma solução e que ela oferece uma contribuição válida para ajudar a resolver os problemas deles;

  • Obtenção do Compromisso: vendas bem sucedidas acabam com algum tipo de compromisso por parte do cliente.

O nome SPIN vem de 4 tipos de perguntas, dentro da etapa de investigação.

Situação, Problema, Implicação e Necessidade de Solução (SPIN)

  1. Situação: entende-se a situação do cliente;
  2. Problema: investiga-se problemas, dificuldades, insatisfações;
  3. Implicações do problema: destrincha-se os problemas em efeitos ruins, de modo que ele seja percebido como mais grave;
  4. Necessidade de Solução: explora-se as consequências positivas de se resolver o problema.

Para demonstrar capacidade, é importante que o vendedor tenha alguns ''argumentos'' para aumentar o nosso valor percebido pelo cliente. Não adianta ser bom e o cliente não conseguir perceber isso.

Fora a própria metodologia, é legal ter um bom site, folders, cases e entregas de projetos antigos à disposição do vendedor quando necessário. O padrão de vestimenta, adequado ao seu mercado, entra aqui também. Além disso, o vendedor deve conversar com quem tem mais experiência de mercado que ele, pois no mínimo precisa saber como os projetos relacionados ao que ele está conversando andaram, além de ter uma boa capacitação técnica no que ele está vendendo. Quero deixar verdadeiramente a mensagem do quão importante o SPIN foi para nós!

4. Elaboração e Apresentação de Proposta

É importante não ter pressa durante toda a execução do processo de venda. Por mais que uma quantidade maior de reuniões sejam necessárias, ter certeza de que o problema do cliente será resolvido nos mínimos detalhes é uma postura necessária. Um grande aprendizado foi que vale a pena fazer as propostas comerciais da melhor maneira possível.

É importante que o cliente participe da construção da proposta e o momento de apresentação seja, basicamente, uma formalização do que ele já sabe por reuniões anteriores - exatamente os passos que vocês vão realizar para ajudá-lo.

Outro fato interessante é que clientes, normalmente, pedem desconto, e podemos usar isso como oportunidade, dependendo do cenário! Quando pedem um desconto, no ato da proposta, oferecemos a opção dele indicar algumas empresas para conversarmos. Feito isso, podemos reavaliar o preço, dando um certo desconto. Assim, ''forçamos'' indicações e dessa maneira o contato aquece e a conversão aumenta. Normalmente, oferemos 2% de desconto por cliente indicado, com no máximo 5 clientes. Esses clientes entrarão para o nosso banco de dados de contatos quentes e a conversão deles, historicamente, sempre se mostrou maior que o tradicional (coldcalls).

5. Elaboração e Apresentação de Contrato

Vale lembrar que, com a assinatura do contrato e por consequência o início do projeto, temos uma excelente oportunidade. Executar o projeto é uma boa posição para realizar outros diagnósticos mais a fundo e ajudar o cliente em um segundo projeto, afinal agora você já está dentro de casa!

Sobre a motivação para fazer isso tudo:

Na prática, você muitas vezes vai estudar o site do cliente, levantar pontos, ligar e nem uma simples reunião você vai conseguir marcar. Isso é desmotivante mesmo. Quando acontecer o que cabe é analisar como foi o processo de coldcall, se questionar e tentar melhorar. Se não tiver um monitoramento de perto, essa atividade, provavelmente, vai ser alvo da procrastinação dos vendedores. Atenção pra isso! Vale, principalmente no começo, combinar um horário e todos realizarem o processo juntos.

De qualquer forma, enxergamos a experiência em vendas como uma excelente oportunidade. É um conhecimento que requer prática e temos uma excelente oportunidade para praticá-la no MEJ. Acreditamos que é uma frente importante da nossa vivência empresarial. De resto, comercial precisa de fato ser a equipe mais resiliente da empresa, sendo retribuída na mesma proporção.

Esse desafio pode ser uma excelente oportunidade para desenvolver um branding para a área. É importante que os membros queiram ser de comercial. É o local que as pessoas precisam ter um entendimento sobre todas as soluções, ter softskills muito bem desenvolvidas e uma indispensável habilidade técnica em vendas. O ideal é que o pessoal que esteja lá seja bem capacitado, afinal são eles que vão proporcionar a experiência no pilar de Projetos para todos os outros membros.

''Não precisamos de motivação quando temos disciplina'' - Jocko Willink

Para ter certeza de que tudo está indo nos conformes, ao observar as etapas do funil (na ferramenta Pipedrive) traçamos alguns indicadores operacionais, preenchidos semanalmente:

  • Número de Coldcalls;
  • Número de Reuniões;
  • Propostas em Elaboração;
  • Propostas Apresentadas;
  • Propostas Reelaboradas;
  • Valor negociado;
  • Propostas Fechadas;
  • Negociações em Andamento;
  • Valor Fechado.

Sempre que um vendedor fechar um projeto é motivo de comemoração. Afinal, chegou mais uma oportunidade de aprendizado para os demais membros. O assessor, junto ao diretor de comercial, estruturam uma apresentação para a empresa. Para fortalecer o próprio branding da área, fomentamos que as apresentações sejam engraçadas. Nela, o assessor explica como foi a negociação, os aprendizados e as peculiaridades do processo. Também apresentamos a equipe do projeto.

Resultado

Consequência do processo estruturado, tivemos um ano excepcional! Os resultados vieram. Não só batemos a meta de R$ 140.000,00 como superamos, tendo como faturamento total R$ 155.538,82, decorrentes de 41 projetos executados. O caixa nos possibilitou começar 2017 de uma maneira diferente, com a consciência de que os desafios só estão no começo!

Fábio Ramos – Presidente do Grupo Gestão