Vamos para o nosso último artigo de cogestão - é hora de fechar com chave de ouro o ano de 2017 e preparar os nossos sucessores para fazer o último ano de PE da Rede do ciclo de 2018!
#3. Promova a vivência e o empoderamento na cogestão individual
Responda com sinceridade a seguinte pergunta: Quando foi que você aprendeu, 100%, a exercer o papel de liderança da sua empresa júnior ou do seu projeto? Caso você tenha começado a gestão em Janeiro… Foi no mesmo mês? Fevereiro você já sabia o caminho das pedras? Ou foi em Março? Abril? Junho? Seis meses depois?
Caso a sua afirmativa tenha sido depois de 4 meses, 6 meses… Talvez a sua cogestão não tenha sido tão relevante para o seu aprendizado. E se foi, com certeza ajudou muito, não?
Após escolher o seu sucessor, a cogestão deve ser um processo fundamental dentro da sua EJ. Ela auxilia que a sua EJ diminua a perda de conhecimento e aprendizado e volte a crescer rapidamente.
Sugerimos duas principais etapas para o processo de cogestão.
A) Cogestão Individual
B) Cogestão em grupo
Cogestão, como o próprio nome sugere, é um processo de co gerir, gerir em conjunto um projeto, processo ou área. Assim, não se resume apenas em capacitação ou um dia de treinamentos e sim dividir atribuições da diretoria/área/coordenadoria/gerência e aprender fazendo, uma das formas mais essenciais de aprendizado. Portanto, a partir do dia de eleição, o futuro líder deve VIVENCIAR o dia a dia da área, além de algumas outras dicas super válida para aprender muito durante esse processo. Aqui vão elas!
PLANEJANDO A COGESTÃO
1. Mapeie os conhecimentos, habilidades e atitudes que sua função precisa.
Quais são conhecimentos que sua função necessita? Marketing, gestão de projetos, inovação, seleção e recrutamento? Quais são as habilidades que a sua função precisa? Oratória, Facilitação, Organização no trabalho? Quais são as atitudes que sua função precisa? Empatia, Disciplina, Compromisso com Resultados? Anote, mapeie, faça um mind map (aprenda mais sobre esse modo de organizar ideias aqui!) do CHA necessário e conecte-o com o cronograma de cogestão, para bater todos pontos com o seu sucessor.
2. Faça um cronograma de cogestão
Planeje, planeje, planeje. Onde? Quando? Como? Abre aí uma planilha ou pega um papel e faça um 5w2h (aprenda mais sobre essa ferramenta de planejamento aqui!).
3. Faça um diário de cogestão.
Todo dia deve ser de aprendizado. E a melhor forma de consolidar o aprendizado é tomando notas daquilo que se aprende. Aqui na BJ somos apaixonados por Moleskines, todos tem um, mas você pode compartilhar um caderno no Evernote por exemplo (aprenda mais sobre esse app incrível aqui), ou no google keep. Anotem feedbacks, aprendizados, conhecimentos, vídeos, TEDs, documentários, filmes legais para se assistir, livros, artigos, mediuns, linkedin's… Todo conteúdo será muito útil na jornada do futuro líder!
COMEÇANDO A COGESTÃO INDIVIDUAL
1. Comece, sempre, com um bom feedback (nunca é o bastante!).
O processo eleitoral foi “barra”, não? Assim, é mais do que necessário começar com uma boa rodada de feedbacks. Como foi o seu desempenho? O que foi muito bom? O que pode melhorar? Anote esses pontos no seu diário de cogestão!
2. Aborde os Conhecimentos necessários!
É hora das referências! Quais são os artigos, e-books, livros, vídeos, documentários, filmes essenciais do seu sucessor entrar em contato? Sobre quais temas é interessante ele ler? é hora de passar tudo! Aproveite e escolhe um (o principal!) para ele ler até a cogestão coletiva. Um que eu super indicaria é o livro Empresas Feitas Para Vencer, do Jim Collins. Ele tem dicas sensacionais para qualquer EJ, de qualquer cluster!
3. Faça um programa de desenvolvimento de habilidades e atitudes.
Com certeza no feedback vocês devem ter percebido algumas habilidades a melhorar, correto? O que você acha de montar, com ele, habilidades e atitudes que devem ser desenvolvidas? Conte para ele como essas habilidades e atitudes são necessárias para a função. Por exemplo, uma habilidade essencial de um diretor de projetos é gerenciamento de equipes. Como desenvolver uma habilidade como essa?
- Conte casos que você teve que utilizar essa habilidade
- Vá a campo! Leve-o em reuniões, deixe-o ver em cena!
- Coloque-o em contato com quem tem essa habilidade, deixe que ele veja o líder modelo em cena! Também vale um super papo com ele
- Incentive a leitura de conteúdos sobre
- Colha feedbacks com equipes antigas.
O desenvolvimento dessas habilidades e atitudes são essenciais pro desenvolvimento e podem ser críticas para uma boa execução e resultados futuros.
4. Passe por todos os processos da área
Processos, na assepsia da palavra, segundo o Verdadeiro Poder (Vicente Falconi) que dizer um conjunto de ações, importantes para a estratégia, rotineiras, que podem ser melhoradas dia após dia. Qual a rotina da sua área? Passe cada processo com o seu sucessor, indicando como realizá-los e onde estão as ferramentas para usá-los. Google Drive? Planilhas? Documentos? Mapeamentos de processo? Caso seja necessário, aplique melhorias nos processos que você possui. O método PDCA (aprenda mais aqui) é um excelente método de análise e plano de ação de melhoria da sua rotina!
Por exemplo: Em uma diretoria comercial, passe por todos processos do seu Funil de Vendas. Constate os aprendizados e melhorias que podem ser feitas. Como é o processo de Negociação? Como melhorá-lo? E o processo de conversão de leads? Como melhorá-lo? E o pós venda?
5. Crie desafios semanais.
Após marcar a cogestão, certifique-se de simular ou viver NA PRÁTICA todos os dias da função com o seu sucessor. Além de participar da rotina, reuniões (é bem legal que ele participe de reuniões de diretoria, de área, de gerência por exemplo) e processos, é fundamental que ele se desafie e cresça, semana por semana. Já pensou nos desafios semanais ou de 5 em 5 dias que você poderia criar com o seu sucessor?
Por exemplo: Em uma diretoria de projetos, introduza desafios que leve o sucessor a refletir sobre o futuro da organização e da área. Dois exemplos:
- Conversar com os últimos 5 diretores da área e fazer histórico de aprendizados. #RespeitarAHistória
- Fazer um levantamento de todos projetos externos da área e relacionar indicadores de atraso de projetos, eficiência de custos do projetos, margem e lucratividade, cumprimento do escopo e chegar a conclusões de melhoria.
Os desafios levarão o sucessor a refletir sobre o futuro da organização e da área. Você pode gamificar esses desafios com os outros diretores ou gerentes. Quem tem as melhores entregas e quem entrega melhor? Saiba mais como gamificar aqui!
6. Construa calendários e jornadas
Nada é melhor do que a combinação do sucessor recém eleito, com gás e entusiasmo para começar a nova jornada com a liderança atual, repleta de aprendizados e conhecimentos da área. Com essa combinação poderosa é possível criar o melhor calendário da área e jornadas de projetos, processos e ações. Muitas vezes o sucessor não realiza esse planejamento com o diretor passado, fazendo com que os aprendizados de um ano não sejam aplicados na realidade da Empresa Júnior. Torne visual as jornadas e calendários em apresentações, colha feedbacks com outros especialistas e planeje o melhor 2018 possível com o seu sucessor!
Por último, leve uma máxima com você: sua cogestão deve ser divertida. Fazer em coworkings, na sala da EJ, em cafés ou em lugares que vocês gostam, tenham as ferramentas necessárias e um clima agradável é essencial para uma cogestão individual.
Agora, é hora de reunir todos sucessores para aprendermos coletivamente. Afinal, são os líderes da organização que irão moldar o futuro da organização!
DICA #4. Experiencie a própria cultura da empresa na cogestão coletiva.
É hora do momento mais importante (E divertido) da COGESTÃO! A cogestão coletiva, onde as lideranças atuais e as lideranças do futuro se encontram para pensar o futuro da organização, e principalmente, para aprender juntas. Dê a importância que ela merece para sua EJ, sendo um dos principais processos de GENTE da sua organização, e invista TEMPO, ESFORÇO e RECURSOS financeiros e físicos para ela ser uma grande experiência.
PLANEJANDO A COGESTÃO COLETIVA
A cogestão coletiva deve:
a) ser pensada nos mínimos detalhes,
b) deve ser uma experiência para o futuro líder
c) deve ser uma imersão na cultura da EJ
d) deve traçar o futuro da organização
e) deve se preparar para liderar uma organização
a) LOCAL e DATA
Quando será? Defina para ontem, para todos congelarem a sua agenda. É essencial!
Pense bem, onde ela será? Qual o melhor local para ser realizada a cogestão? O que o local deve ter? Quais são as premissas que o local deve proporcionar? Deve ter internet, paredes para colar flipchart, sofá, local para happy hour, e etc… O local é essencial. Pense bem, e escolha o melhor local. Não encontrou? Indicamos procurar e alugar no AirBnb. Quer um conselho? Seria sensacional se fosse uma experiência imersiva (SUPER INDICAMOS!) (onde os líderes permanecem imersos e focados no agora, entregues com intensidade nas entregas).
b) EXPERIÊNCIA
Promover a melhor experiência é um compromisso que você deve ter na cogestão. Quais são os momentos que você fará os líderes da sua organização vivenciar, para que eles tenham um grande aprendizado naquele momento? Para isso, pense em todas as ferramentas e materiais que você precisa para a imersão! Cartaz, flipchart, canetinhas, papel sulfite, cadernos, fitas adesivas, tesoura, barbante… Todos os mínimos detalhes contam bastante para as mínimas experiências. E para você ter uma boa experiência, é mais do que fundamental fazer o planejamento com antecedência! Outro ponto que conta muito é como você vai levar as conversas e momentos de troca na imersão. Aqui na Brasil Júnior, nós acreditamos muito no poder de uma competência fundamental da liderança do século XXI, a facilitação. Facilitar é perder o controle da discussão e promover diálogos que farão emergir grandes ideias no grupo. (aprenda sobre essa competência nessas referências aqui). Acreditamos muito que é através da facilitação que promovemos as melhores ideias, portanto, busque não impor contextos ou ideias ou não ter boas conversas sobre assuntos cortando opiniões divergentes. A arte de facilitar é promover as melhores perguntas que tenham como consequência boas reflexões e aqui vai três dicas poderosas:
- Utilize a facilitação visual: escreva, registre, desenhe tudo que vocês refletirem e aprenderem, e colem nas paredes. Ajuda a medir o progresso, a avançar com as discussões, a fixar o aprendizado a relembrar nas pautas seguintes.
- Deixe claro os três Ds das conversas significativas: debate, discussões e diálogos. O debate consiste em dois lados com diferentes ideias o qual promovem um vencedor no final. A discussão é quando dois lados de diferentes opiniões convergem para chegar em uma opinião em comum. Já o diálogo é uma conversa sem compromisso de convergência, é querer enxergar a verdade sobre o outro com perguntas significativas. Todos o tipos de conversa tem seus pontos fortes e intenções. O essencial é deixar claro qual é o momento de cada uma!
- Faça perguntas poderosas: Com as perguntas certas, o facilitador pode fazer as melhores ideias emergirem. Perguntas que começam com COMO e PORQUE são mais poderosas do que perguntas binários de sim ou não!
E não para por aí. Utilizar pós juniores é uma excelente forma de melhorar a sua experiência, com histórias e aprendizados de gestões anteriores, sem falar no fortalecimento de networking. Se você tiver parceiros na sua EJ é fundamental também conhecer esses parceiros e o que eles podem agregar na jornada que começará ano que vem. Convidá-los a tocar pautas, conversas, cafés e happy hours são essenciais. Outro parceiro essencial que deve participar em algum momento é a sua FEDERAÇÃO. Sem ela o MEJ não se desenvolveria no seu estado, e não haveria elo entre o MEJ nacional e seu estado. O que ela tem a dizer sobre a sua Empresa Júnior? Convide um membro da federação para gravar um vídeo ou comparecer presencialmente!
Também aposte em dinâmicas de formação de time, onde os seus sucessores podem se conhecer melhor, entender como é o tipo de trabalho de cada empresário júnior e quais suas expectativas, medos e curiosidades. Para começar um bom trabalho, é essencial ter um alto conhecimento dos seus pares!
c) CULTURA
Qual a cultura da sua organização? É fundamental que a organização tenham artifícios de inserção da cultura no dia dia. Quais os acordos organizacionais/ O que a sua empresa valoriza?
“A cultura da sua empresa está para o caráter de uma pessoa”
Como entender a fundo a alma da sua empresa que é a cultura?
A Brasil Júnior desde 2014 possui o JeitoBJ. Este é o guia de cultura da organização e divide-se em Corpo, Mente e Alma (acesse o JeitoBJ aqui).
Na Alma, temos os principais credos da organização, regras não negociáveis (aquilo que não negociamos de forma alguma, comportamentos necessários para o dia-dia na organização). Entendemos a missão da organização e sua história desde a sua criação. Um forma valorosa de você compreender a alma e passa-la para os sucessores é compreender a HISTÓRIA da sua organização, portanto, convide pós-juniores para contar a história da EJ e contribuir com os aprendizados. Os mitos são parte fundamentais da história da humanidade assim como para as Empresas e são essenciais para um fortalecimento cultural. Passar pela missão da sua empresa júnior e relacionar os valores com atitudes tomadas no ano é essencial para manter acesa a chama do propósito na sua EJ. É essencial discutir com os líderes: qual, de fato, é a razão de existência da sua empresa júnior e como você consegue cumprir essa missão na prática, dia após dia. Use a criatividade e encontre jeitos divertidos de passar o quão é importante a Alma da sua Empresa Júnior.
Na Mente, aqui na BJ nós falamos no jeito de pensar da organização. Como a sua organização pensa? Mostre para os novos líderes as formas de tomar decisões, como por exemplo, respeitando o passado consultando erros já cometidos e ações já tomadas, entendimento do presente através de uma compreensão compartilhada, baseada em relatos, pesquisas, dados, análises e reflexões, e tensão para o futuro. É aqui que falamos do ideal de futuro compartilhado da Brasil Júnior. Devemos tomar decisões baseadas na nossa visão, para chegarmos em um ponto em comum compartilhado!
E é no Corpo que falamos de gestão, e como a máquina da organização funciona para alcançarmos as metas propostas no início de gestão. Como é o seu sistema de gestão? Quais são as premissas dele? Como é a rotina da sua EJ? Como você organiza as metas e gere os resultados dela? Como são os processos de revisão da estratégia? Qual o papel do líder no sistema? São alguns dos pontos que devem ser refletidos, explicados, e levantados para passar pelo corpo.
E, além de passar pelo que é a cultura, é essencial vivê-la. Faça com que esse momento seja um ritual, onde os novos líderes incorporem essa cultura e cada vez mais seja guardiões dela, afinal somente pelo exemplo deles que o time da sua EJ viverá ela!
d) GRANDES DECISÕES
Passou-se um ano… E muito aconteceu. Por onde começar?
- Comece pelos APRENDIZADOS, explorando ACERTOS e ERROS. Faça uma retrospectiva de aprendizado, o que mais se aprendeu nesse meio tempo e o que mais você pode passar para que os seus sucessores não errem o mesmo erro que você. Essa pauta é uma das mais importantes de todas na cogestão. O ideal é que você crie de fato um diário de bordo, passando por cada acontecimento do ano. É bem legal dividir em trimestres!
- Dessa forma, PROJETE O FUTURO. É mais do que necessário começar a indagar qual será o futuro da organização. Quais foi e qual será o principal legado do ano de 2018 da organização? Quais são as batalhas e vitórias que precisam ser vencidas para conseguir chegar nesse legado no próximo ano? O ideal é que vocês iniciem o processo de planejamento estratégico (caso após a imersão irão fazer a imersão de PE) ou finalizam ele na cogestão (caso a imersão de PE já tenha passado). Quantos projetos serão realizados? Qual o faturamento? Como serão nossos serviços, produtos, clientes?
É mais do que necessário pensar no NEGÓCIO da organização! Algumas dicas:
> Quem é o seu cliente? Quais são os clientes que mais compram? E que mais são promotores da sua marca? E quais são os mais detratores?
> Visitem ou escutem depoimentos de clientes. É fundamental entender o contexto do seu consumidor.
> Faça a jornada do consumidor. Como o seu cliente pensa? Como ele age?
> Entenda o MERCADO. Quais são as variações do seu mercado? Quais as tendências para 2018? Retração? Expansão?
> Defina o portfólio e os produtos e/ou serviços praticados na sua empresa júnior. Serão os mesmos? Haverão mudanças? Quais preços serão praticados? Haverá ajuste com a inflação? Quais serão as principais estratégias de marketing a serem aplicadas?
Ter o foco no negócio da sua empresa é essencial. Portanto, dê o devido tempo e importância para esses exercícios.
- Comece a pensar nas metas e na visão da sua EJ para o ano vigente. Depois de reflexões, pensamentos e análises é hora de começar a pensar nas METAS da EJ. Além das metas pense nos principais indicadores de sucesso. Eficiência financeira? NPS? Resultados nos projetos? Produtividade da EJ? Afinal, você não vai querer que o barco fique sem velas, não é?
e) PENSANDO NO TIME
Liderar uma organização é um dos níveis que liderança que o Richard Barret coloca como a evolução do líder na sua jornada de serviço. É essencial que, na cogestão, seus sucessores se preparem para o time. Quais são as atitudes de liderança que a diretoria ou gerências devem ter para que o seu time tenha resultados extraórdinários? Quais foram os principais aprendizados de liderança da gestão atual? Forme um líder gestor de pessoas: esse papel não é, de forma alguma exclusivo a área de gestão de pessoas.
“A maior habilidade de um líder é desenvolver habilidades extraordinárias em pessoas comuns.” Abraham Lincoln
Como Lucas Delgado, VP de Gente e Gestão da BJ em 2016 destaca, trazendo do livro os 5 desafios das equipes de Patrick Lencioni: Para isso, é necessário prepará-lo para sempre ter as seguintes reflexões sobre o time:
1. As pessoas se mostram saudavelmente vulneráveis dentro do grupo, construindo uma relação verdadeira de confiança umas nas outras?
2. O time é capaz de gerar conflitos positivos, em que as discussões são francas e focadas nas ideias e não das pessoas?
3. As decisões são claras e são tomadas com a oportunidade de todos tendo opinado, gerando comprometimento geral ou há fragmentação da equipe?
4. As pessoas trocam feedbacks plenos, construtivos e respeitos entre si rotineiramente?
5. Existe um foco nos resultados da equipe como um todo ou cada um só se preocupa com suas atividades e projetos?
O seu time em 2017 teve algum desses desafios? Vale a avaliação!
Outras ideias para a sua cogestão:
- Pílulas do Conhecimento a mil! Desafie seus sucessores a darem pílulas de conhecimento de acordo com o tema que estão estudando no momento. Peça pra que eles facilitem visualmente :)
- Desafie! Faça com que eles gerem entregas no processo de cogestão, já adiantando o trabalho de 2018. Exemplo: Planejamento do programa trainee do próximo ano (área de gente e gestão), estudo de pós venda de 2017 (área de marketing)
- Happy Hour! Que tal comemorar com os novos líderes, se divertindo após um dia cheio de ideias? É essencial para vocês se conhecerem mais.
- Referências, referências, referências. Passe conhecimento, indique livros e muito conhecimento. Aprender todo dia é a melhor virtude de pessoas que geram grandes resultados.
- Busque analisar seus resultados com outras EJs do brasil do mesmo cluster ou área de atuação, através do PortalBJ. Elas podem lhe dar poderosos benchmarks para o ano!
Mas, acima de tudo, tenha consigo o forte desejo de enfrentar um grande ano em 2018 e crescer! O Movimento Empresa Júnior encerra um triênio em 2018, e muito ainda podemos fazer por um Brasil Empreendedor.
#DICA 05: INSCREVA-SE NO ENCONTRO DE LÍDERES DO MEJ 2018
“Nenhum de nós é tão forte quanto todos nós juntos”
Quantas vezes você já ouviu essa frase ao longo da sua jornada pelo Movimento Empresa Júnior? Enquanto lideranças das nossas EJs somos responsáveis por gerar ao longo dos anos resultados cada vez maiores, proporcionando desafios que desenvolvam nossos liderados constantemente. Junto a isso, precisamos assumir uma responsabilidade coletiva ao trabalharmos juntos, todos os dias, por um Brasil mais empreendedor. O Encontro de Líderes do MEJ será o maior momento do ano em que cerca de 800 lideranças irão se conectar e usar da inteligência coletiva para estarem cada vez mais preparadas para assumir os desafios de 2018.
A próxima diretoria da sua EJ ainda não garantiu presença no EDL 18?
Então corre lá que o 2º lote de inscrições já abriu e só vai até dia 08/12!
Inscrições: http://bit.ly/EDL2018
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Se você chegou até aqui, com certeza obteve algum insight para sua cogestão. Não deixe que ela NÃO aconteça! O objetivo vou levantar algumas reflexões sobre a sua importância. Vamos nessa, na jornada de formar cada vez mais gente boa em cada empresa júnior!
Autor: Pedro Henrique Maciel
Mini-Bio: Atualmente Suporte a Federações na Brasil Júnior atuando diretamente com as EJs do cluster 4 e 5 e federações, teve posições de liderança na sua empresa júnior ADM Consult e foi Presidente do Conselho da RN Júnior. Também pode realizar trabalhos com empreendedorismo na universidade e realizar consultorias para empresas em Natal-RN. Amante do Movimento Empresa Júnior e do seu poder de transformação, acredita demais que seremos 310 EJs de Alto Crescimento!
Linked-in: https://www.linkedin.com/in/pedro-henrique-maciel-a941b310b/
REFERÊNCIAS
- CONHECIMENTO, A PRIORIDADE DAS ORGANIZAÇÕES. Harvard Bussiness Review. Disponível em: http://hbrbr.uol.com.br/conhecimento-a-prioridade-das-organizacoes/
- TRÊS PILARES PARA A FORMAÇÃO DE LÍDERES. Época Negócios. Disponível em: http://epocanegocios.globo.com/Inspiracao/Carreira/noticia/2013/04/professora-de-harvard-define-tres-pilares-para-formacao-de-lideres.html
- SUCESSÃO DE ALTO IMPACTO! 6 PASSOS PARA PERPETUAR OS RESULTADOS DA SUA EJ. Brasil Júnior. Disponível em:
https://www.brasiljunior.org.br/artigos/sucessao-de-alto-impacto-6-passos-para-perpetuar-os-resultados-da-sua-ej
- ESCOLHA A ESTRATÉGIA DE TRANSIÇÃO CERTA. Harvard Bussiness Review. Disponível em:
http://hbrbr.uol.com.br/escolha-a-estrategia-de-transicao-certa/
- COLLINS, Jim. Empresas feitas para vencer. São Paulo: HSM Editora, 2013.
- FALCONI, Vicente. O verdadeiro poder: práticas de gestão que conduzem a resultados revolucionários.Nova Lima: Editora FALCONI, 2013.
- HAVARD BUSINESS REVIEW BRASIL. Sucessão nas organizações. Disponível em: <http://hbrbr.com.br/sucessao-nas-organizacoes/>.
- LECIONI, Patrick. Os 5 desafios das equipes: uma fábula sobre liderança. Rio de Janeiro: Elsevier Editora Ltda., 2002.
- SENGE, Peter M.. A quinta disciplina: a arte e a prática da organização que aprende. Rio de Janeiro: BestSeller, 2013.
