O Team Standards é uma ferramenta de gestão de equipe composta por 6 padrões mínimos que devem ocorrer durante a formação, planejamento, e execução de uma equipe. Ele é formado pelo Team; Plan; Job Description; Training; Tracking & Evaluation; e Leadership Development Spaces. O Team Standards deve ser conduzido pelo líder da equipe e executado em conjunto com os seus integrantes. O seu objetivo é garantir uma boa experiência para a equipe e seus integrantes, permitindo que eles tenham um alto desempenho, e que ao final consigam atingir o objetivo proposto.
Formação e Planejamento
Team:
O primeiro padrão mínimo que uma equipe deve ter é a sua formação. Começando por sua estrutura que deve ser formada por um líder da equipe com no mínimo dois integrantes, e a duração de ao menos dois meses. Após a formação de sua estrutura, a equipe deve ter um momento de construção de identidade, onde os integrantes irão conhecer uns aos outros, e vão construir o proposito da equipe e os valores que os guiarão durante toda trajetória. Por fim, é necessário que a equipe tenha reuniões regulares de acompanhamento e avaliação das atividades e entregas e momentos informais para criação de um ambiente saudável e agradável entre a equipe.
Plan:
O segundo padrão mínimo que uma equipe deve ter é a criação do seu planejamento. Primeiramente deve ser feito um planejamento estratégico para a equipe, com a visão e ambição e posteriormente as diretrizes e estratégias para o alcance delas. Beseado no planejamento estratégico é necessário a criação de um planejamento operacional, onde estará detalhado todas ações, mês a mês, que a equipe irá executar. Dentro do planejamento operacional precisar estar claro quais são as KPI’s e MoS da equipe e deve conter a Timeline e as Deadlines de cada entrega, sendo indentificado as metas mensais e individuais de cada integrante e da equipe. Ao final é necessário ter o Budget planejado para a entrega dos objetivos da equipe.
Job Description:
A descrição do trabalho deve ser feita de forma individualmente para cada integrante da equipe, e ela o ocorre na fase de planejamento. Cada integrante deve entender muito bem a sua Job Description. Dentro dela deve possuir pontos claros como: A carga horária; tempo de duração; Clareza das atividades e entregáveis; Metas Individuais; e estar alinhada com o proposito individual de cada integrante.
Execução:
Training:
Ao iniciar a fase de execução, os integrantes da equipe devem ser capacitados para entregar suas atividades e tarefas que foram listadas em sua job description. É importante também que nesse momento, ele seja capacitado sobre a organização que está trabalhando, e sobre os relatórios da ultima equipe que teve uma entrega semelhante a sua anteriormente. Por fim, é necessário que a equipe tenha um ciclo de educação criado a partir das necessidade que vão surgir ao longo da sua experiência.
Tracking & Evaluation
Para que essa equipe consiga entregar o seu objetivo final, além de capacitação é necessário que ela tenha reuniões semanais para acompanhamento das atividades, e reuniões mensais para avaliação de desempenho da equipe. É importante que a equipe possua uma ferramenta de gestão de desempenho e que esta possa ser acessível a todos integrantes onde será permitido acompanhar os resultados diariamente. Por fim, é preciso que a equipe também tenha um ambiente aberto para constantes feedbacks com intuito de avaliação e chamadas para ação.
Leadership Develoment Spaces
Por ultimo, para que os integrantes da equipe se desenvolva e tenha um alto desempenho é necessário que o líder ou a organização promova espaços para o desenvolvimento de liderança entre os seus integrantes. Esses espaços são formados por seis ambientes: Individual Discovery & Reflection; Team Experience; One to One; Conference & Seminars; Learning Circles and Virtual Spaces. Dentro desses espaços, o líder ou organização irá facilitar o desenvolvimento de liderança desse integrante da equipe.
Quatro passos para implementar os Team Standards na minha EJ.
- Garantir que todas as equipes terão a estrutura mínima, de um líder e dois integrantes.
- Garantir que após a formação da equipe, ela terá um planejamento estratégico, operacional e entregáveis claras do que vão entregar como equipe. E que todos seus integrantes tenha uma job description clara e bem definida.
- Learning by doing: A melhor maneira de implementar os team standards, é aprender fazendo. Então, não crie burocracias em cima dos Team standards. Ofereça capacitações e um sistema de suporte e coloque em prática cada um dos mínimos padrões.
- Por fim, o Diretor de cada área deve acompanhar e garantir a implementação dos Team Standards em cada equipe da sua área e disponibilizar uma análise mensal na reunião de Diretoria sobre a implementação dos Team Standards.
O maior ponto de atenção dos team standards, é que ele precisa ser uma “briga” da alta gestão da organização. Desde o presidente a todos diretores precisam ter claro a importância da implementação dos team standards na EJ, pois eles vão mudar a cultura interna e vão estar ligados diretamente ao planejamento estratégico e operacional da alta gestão. Caso contrário, sem o apoio da alta gestão, a implementação dos Team Standards irá falhar.
Outro ponto de atenção que vai aparecer após implementação dos Team Standards será como mensurar e garantir que todos os Team Standards estão sendo feitos e a qualidade deles. Se não tiver acompanhamento, relatórios e ações para evolução da gestão é possível que a implementação que os resultados não sejam tão efetivos ou apenas uma parte da organização consiga executar bem os Team Standards.
Os Team Standars tem sido aplicado pelos Comitês Locais da AIESEC no Brasil desde 2013. Dessa forma, esses escritórios já conseguiram implementar os team standards em sua rotina de gestão e atualmente estão na fase de consolidação dentro de cada escritório. A AIESEC no Brasil tem 51 comitês locais espalhados pelo Brasil, e caso queira conversar e entender na prática como tem funcionado os Team Standards na AIESEC, procure a localidade mais próxima da sua região e entre em contato. Você pode encontra-los neste link aqui: http://aiesec.org.br/encontrar-aiesec/.
Escrito por: Pedro Paulo L França - Diretor Nacional de Gestão de Talentos para AIESEC no Brasil.
Linkedin: www.linkedin.com/in/pedropaulolfranca
