Em dias atuais, é grande o número de empresas que vem enfrentando desafios adaptativos: necessidade de exploração de novas estratégias para os segmentos de mercado, processo de vendas definido e consolidado, aumento no tempo de ocupação do empresário júnior com projetos, dentre outros.
Essa premissa, no entanto, gira em torno de um parâmetro de extrema relevância na realidade corporativa: a estrutura organizacional. Ela não somente deve estar alinhada com todas as demais atividades da empresa como tem que ser aceita e regida por todos os colaboradores envolvidos, uma vez que garantir a eficácia no processo produtivo organizacional de forma sustentável é uma tarefa árdua.
A reengenharia organizacional representa uma reconstrução e não simplesmente uma reforma total ou parcial da empresa. Não se trata de fazer reparos rápidos ou mudanças cosméticas na engenharia atual, mas de fazer um desenho organizacional totalmente novo e diferente. É preciso compromisso com a estratégia da empresa, pois é através do embate desse desafio que irá auxiliar a organização para caminhar rumo a uma trajetória promissora.
A EJ passou por esse processono fim de 2009. Como resultado, o Escritório de Projetos passaria a contar somente com pessoas responsáveis pela realização dos projetos de consultoria: consultores, gerente de projetos e o diretor. Ademais, apenas consultores executariam os serviços de consultoria. Estes, por sua vez, só poderiam ocupar o cargo de gerente de projetos se fosse aprovado no Treinamento de Gerenciamento de Projetos, prática que foi implantada em 2009 e, ainda hoje, traz resultados impactantes.
Em meados de 2013, entretanto, percebeu-se que os membros da empresa júnior apesar de alcançarem grandes resultados competitivos não estavam 100% alinhados de acordo as suas respectivas unidades, colocando prioridades acima de outras, o que terminou acarretando em um foco destoante de resultados: não existia um processo de vendas bem definidos, a unidade de marketing era voltada exclusivamente para o setor comercial, esquecendo outros segmentos que trazem mais valor para a Empresa Júnior.
Além disso, a estratégia utilizada gerou uma burocratização do processo, visto que o prazo máximo de envio de uma proposta era de dez dias, onde as atividades referentes ao envio dividiam-se entre os cargos de Gerente Comercial e Gerente de Projetos: enquanto um cuidava de todo o acompanhamento do cliente, o outro ficaria responsável pela elaboração de proposta e afins. Atividades externas ao projeto, contudo, dificultavam no alinhamento dos cargos para discutir de forma mais fundamentada o projeto em execução, o que afetava a qualidade do serviço prestado e o relacionamento com o cliente.
O que era para ser realizado de forma coletiva e sob a custódia de uma “via de mão dupla”, terminou muitas vezes sendo executado de forma individualizada. Esse cenário é reflexo da situação na qual se encontrava o ano mencionado: as metas financeiras não haviam sido batidas e o faturamento chegava a ser um dos menores dos últimos tempos, no teto de R$ 80.000,00 reais. Além disso, os eventos planejados não foram executados e a meta de projetos fechados estava longe de ser alcançado (6/15), o que fez do ano de 2013 ser marcado por instabilidades organizacionais, além de não existir um processo de vendas claro e bem definido.
Essa ausência de resultados, contudo, pôde ser revertida através de uma análise crítica que foi identificada no Planejamento Estratégico de 2014. Acontece que, neste ano, o conselho consultivo da Empresa Júnior havia sido composto por ex membros que estavam inseridos em empresas renomadas no âmbito corporativo. Nesse cenário foi possível levantar insumos para realizar as mudanças organizacionais que estavam afetando os indicadores da empresa, bem como o desempenho da execução dos projetos fechados.
Acontece que, em mercado de consultoria, a unidade de projetos é que fica responsável pelo Front Office da empresa, enquanto as demais unidades cuidam do desempenho interno da organização, contribuindo com a evolução da mesma. Dessa forma, foi colocado como sugestão no Planejamento Estratégico realizar uma mudança na estrutura organizacional. Sendo unânime a decisão dos membros, a sugestão foi aceita: a partir do segundo semestre de 2014, todas as unidades, com exceção de projetos, ficariam responsável pelo Back Office da empresa, enquanto a unidade de projetos cuidaria de todo o relacionamento externo, desde a negociação com o cliente até a execução do projeto em si.
Os cargos de Gerente de Projetos e Gerente Comercial sofreram uma fusão: todas as competências do Gerente Comercial – que agora deixaria de existir – estariam presente no Gerente de Projetos, fazendo com que toda a responsabilidade do cargo fosse centralizada em apenas um membro, o que reduziu os canais de comunicação possibilitando respostas mais rápidas pela equipe do projeto. Mas isso não era tudo. Para seguir alinhada com a estratégia da Rede, era necessário que a empresa júnior desenvolvesse os membros das outras áreas através da execução de projetos de consultoria, aumentando a sua taxa de ocupação. Assim, visando sanar essa problemática, a empresa júnior começou a colocar em prática o Assessor de Projetos, que se trata de um membro de alguma unidade (que não seja de projetos) que tenha interesse em executar algum serviço para o cliente. Alocado de acordo com o perfil e conhecimento, o assessor ficaria responsável por executar, juntamente com os consultores, o projeto.
A unidade de marketing também rendeu bons frutos: com o cargo de Gerente Comercial extinto, a unidade passaria a cuidar de partes estratégicas no que compete à imagem, prospecção e relacionamento. Isso só fez garantir a autenticidade de um dos valores que a Empresa Júnior dissemina para os membros: a Excelência. Assim, a área de marketing contribuiu de forma significativa para o bom relacionamento com os diversos nichos de mercado, otimizando a representatividade da Empresa Júnior.
A implantação da mudança no organograma fez com que os resultados seguintes crescessem de forma exponencial. Notou-se uma melhoria extremamente significativa na adesão dos resultados de mercado e ambiente de trabalho. Levar as competências comerciais para o gerente de projetos firmou a premissa de que o cargo é altamente estratégico para a empresa júnior e que, sem ele, a empresa não consegue atingir grandes saltos através de mais e melhores projetos.
Isso se deve ao fato de os gerentes de projetos são preparados para exercer as duas funções com excelência, além de exercer a sua tomada de decisão e liderança dentro do projeto. E foi por essa perspectiva que a reengenharia organizacional implementada conseguiu fazer história na empresa júnior, em curto prazo. No que compete à superação de projetos fechados, em 2013 foi de 06 projetos, já em 2014, com a nova estrutura organizacional, esse número subiu para 14 projetos, obtendo um crescimento de 135% em relação ao ano anterior e fechando o ano de 2015 com o número de 15 projetos fechados.
Isso se deve ao fato de que com gerentes mais bem treinados e auxiliados pela unidade de marketing para prospecção, os projetos podem ser mais desafiadores. Esse cenário também foi reflexo para o faturamento por projetos da empresa júnior, que encerrou o ano de 2015 com R$ 92.490,00, aproximadamente 30% a mais que no ano anterior.Dessa forma, a taxa de ocupação por parte dos empresários juniores na realização de projetos teve um crescimento significativo com a criação do Assessor de Projetos, fazendo com que todos os membros envolvidos tenham a oportunidade de ocupar suas entregas com algo que traga valor à Rede e ao seu desenvolvimento, além de aprimorar os processos internos.
Essa mudança permitiu que a empresa júnior se preocupasse também com a sua estrutura interna, através da segmentação de Front e Back office, mas não deixando de lado a valorização e o desenvolvimento dos membros através da execução de projetos. Acatar a sugestão do conselho durante o Planejamento estratégico permitiu projetos mais desafiadores, melhoria no processo de vendas e acima de tudo, alinhando com o propósito da nova estratégia da Rede em realizar mais e melhores projetos.
