Desafio

O Brasil vive um momento histórico. Uma crise seríssima gerou um pessimismo contagiante sobre nosso futuro a curto, médio e longo prazos. Tal pessimismo é natural, mas exagerado. O país está passando por transformações importantes na educação, na política e na condução da economia. Plantamos sementes que, se regadas e cuidadas com carinho, podem gerar transformações positivas com resultados significativos. A partir desse contexto, a empresa La Pati Patisserie procurou a Esag Jr.

A empresa do ramo alimentício confirmava a insegurança do mercado e buscava, através de uma consultoria, a consolidação de sua estrutura interna e o conhecimento transparente de suas finanças. A La Pati precisava de transformações positivas com resultados significativos.

Essa necessidade da empresa convergiu com o propósito da Esag Jr. e de todo Movimento Empresa Júnior (MEJ): impactar a economia do Brasil entregando resultados para Micro e Pequenas Empresas. Logo, ficou evidente o quão engrandecedor para ambas as partes seria este projeto.

Projeto

Por ter a necessidade de organizar a empresa e, em seguida, estruturar a parte financeira, a equipe comercial da Esag Jr. ofereceu os seguintes serviços: Mapeamento de Processos, Plano Financeiro e Análise e Controle de Gastos. A equipe de projetos tinha em suas mãos o grande objetivo de realizar uma consultoria em que a empresa La Pati fosse de fato aplicar à sua realidade.

O Mapeamento de Processos foi realizado com o intuito de estruturar e organizar toda empresa, fazendo com que todos seus processos fossem padronizados, desde o recebimento do pedido de uma encomenda, passando pela produção e finalizando com a entrega deste pedido. Mesmo tendo somente um funcionário, a La Pati possuía dificuldade em otimizar seu tempo de produção, muitas vezes, inclusive, esquecendo os pedidos dos clientes.

Nesta etapa inicial do projeto, a equipe foi desafiada a enfrentar o problema de uma empresa sem base histórica de dados, tendo que imergir no cotidiano para entender, verdadeiramente, como cada processo funciona e qual a sua importância na entrega final do produto.

Concomitantemente à execução das soluções oferecidas no Mapeamento de Processos, a equipe de projetos iniciou as etapas posteriores de organização financeira da La Pati. As soluções financeiras – Plano Financeiro e Análise e Controle de Gastos – foram oferecidas para suprir a falta de embasamento na precificação dos produtos e o não conhecimento real do resultado financeiro ao final de cada período. A não formação da fundadora na área de gestão fazia com que todas as ferramentas utilizadas fossem ultrapassadas e não mostrassem o verdadeiro cenário econômico em que a La Pati se encontrava.

A crucial dificuldade encontrada na execução destas etapas foi a precariedade dos dados históricos, onde tudo era registrado manualmente em um livro-caixa; além da não diferenciação entre os gastos da empresa e os gastos pessoais da família. A superação destes desafios só foi possível através de um trabalho conjunto da equipe de projetos com a cliente, construindo, de maneira colaborativa, ferramentas que se adequassem à realidade da La Pati.

Resultados e Impacto

Colaboração, personalização e foco nos resultados - esses foram os ingredientes fundamentais para o sucesso do projeto na La Pati. Ao poder contar com o trabalho colaborativo da gestora com a equipe de projetos, personalizá-lo de acordo com a empresa e suas peculiaridades, foi possível obter, por consequência, a sustentabilidade financeira da empresa e o seu melhor desempenho.

O mapeamento de 7 (sete) processos-chave da empresa resultou em uma otimização de todo ciclo produtivo: iniciando com a venda sem prospecção e com prospecção planejada; passando para o controle de compra de matérias-primas e estoque; o controle de pagamentos e recebimentos financeiros; o fluxograma detalhado do passo-a-passo da produção; e, por fim, o desenho da produção de modo condensado. Somado à toda esta otimização, foram realizados relatórios e manuais de todos os processos.

O impacto destaque desta etapa no cotidiano da La Pati foi a redução do tempo no ciclo operacional. Antes das soluções oferecidas, a funcionária da produção precisava ficar muito além de seu tempo de trabalho para finalizar a demanda diária, inclusive recebendo ajuda da fundadora. Com o desenho da estrutura do processo de produção, a funcionária conseguiu exercer seu trabalho dentro da carga horária, sem precisar da ajuda da fundadora. Logo, a cliente passou a focar na parte administrativa da empresa, conseguindo, inclusive, pensar em um novo produto que hoje é a maior fonte de faturamento da La Pati.

Além de todos esses resultados na parte operacional, a estruturação e revisão dos processos permitiu que a empresa controlasse melhor os pagamentos de seus clientes, diminuindo totalmente o número de inadimplências. Fator esse que também veio a influenciar fortemente nas etapas financeiras do projeto.

Na parte financeira o impacto foi ainda mais significativo: três meses após a finalização do projeto, a empresa obteve um crescimento de 100% no seu faturamento. Além disso, ao comparar os dados de 2015 e 2016, a empresa cresce em média 155% do seu faturamento mensal; e, ainda mais, comparando o mês de fevereiro de 2015 com fevereiro de 2016, este número chega a 196,71%. Tudo isso graças a inserção dos custos indiretos no critério de rateio de precificação, que permitiu uma alocação mais criteriosa e analítica dos gastos. Podemos citar também a formulação de uma planilha de controle de entradas e saídas dos gastos com a diferenciação das despesas pessoais com as da empresa.

Portanto, percebe-se que, apesar do cenário econômico do país e da insegurança da La Pati perante seu futuro, o projeto revolucionou os resultados da empresa, cumprindo com a missão de gerar transformações positivas com resultados significativos. O Movimento Empresa Júnior (MEJ), mais uma vez, organiza, age e cresce no progresso das Micro e Pequenas Empresas.