7 passos para apresentar uma proposta de sucesso (Você não pode ignorar a #4)

Vamos lá!

1. Introdução:

Muito próxima de se tornar uma EJ de Alto Crescimento e com um projeto potencial para bater essa meta, a Mauá Jr. se viu com a necessidade de aprimorar suas técnicas de venda e assumir uma abordagem mais comercial no momento de apresentação da proposta, para assim garantir a conversão do projeto.

Essa nova abordagem foi estruturada com base em uma metodologia de entrega da proposta da Bain & Company, que aposta em uma maneira mais dinâmica e visual de reportar ao cliente os fatores essenciais do projeto. Como: contexto, competência da EJ, cronograma e entregas. O objetivo da apresentação é, através de uma postura mais ativa, disponibilizar as informações contidas no documento a ser assinado com maior clareza e incentivar o cliente a comprar a solução da EJ por meio da abordagem comercial.

2. A Proposta:

O momento de entrega da proposta é parte essencial da trajetória de todo projeto dentro de uma empresa. Ela é a tradução para o cliente de tudo que será feito no decorrer do projeto, é o momento no qual o contratante e contratada assumem as responsabilidades sobre aquela entrega e, mais do que isso, é o momento no qual a equipe deve de fato vender a solução que eles teorizaram para o problema em questão.

Assim sendo, a forma como uma proposta é apresentada determina todo o desenvolvimento do projeto e o relacionamento com o cliente. É preciso que ele sinta confiança na equipe e de que alcançaremos o seu objetivo final, para isso é de extrema importância que sejamos transparentes e coerentes. Com isso, a designação de uma pessoa responsável por realizar todos os contatos com o cliente é importante para que ele tenha uma referência dentro da empresa e para que não haja perda de informações com relação ao gerenciamento do projeto e especificidades do cliente.

Essa pessoa, um gerente do projeto, deve atentar-se ao perfil desse cliente, identificando quais são as questões críticas para ele e possuir a flexibilidade necessária para customizar o projeto de forma a melhor atender suas necessidades e, consequentemente, ter um cliente mais satisfeito ao final. Uma dessas customizações é a apresentação da proposta interativa por meio de uma apresentação de PowerPoint, a qual descreveremos a seguir.

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3. O Modelo:

O modelo de apresentação é breve e constitui apenas 7 passos que conduzirão o cliente entre os pontos críticos do projeto. Esses passos podem e devem ser adaptados para cada projeto.

1. 1. Resumo do Cliente: no primeiro momento deve ser apresentado um do cliente, com informações como o nome dele, nome da empresa, informações relevantes sobre a empresa e mercado na qual está inserida. Este já é o primeiro momento no qual a equipe agregará valor ao projeto e ao cliente e ganhará credibilidade mostrando-se conhecedora da realidade dele. Com isso, é interessante que participem do projeto pessoas que já possuem experiência no mercado que o cliente atua, e podem contribuir com conhecimentos específicos da área.

1. 2. Motivos pelos quais o cliente deve escolher a sua EJ: listar três ou quatro pontos que justificam e qualificam a sua EJ como a mais capacitada para realização do projeto, isto é essencial no momento de venda do serviço. Nesse tópico pode-se explicar um pouco mais sobre a filosofia da empresa, os benefícios de uma Empresa Júnior, o engajamento e comprometimento da equipe, projetos anteriores no mesmo ramo e o poder do MEJ e da rede colaborativa. O que não pode faltar nesse tópico da sua apresentação:
      1. Case de Sucesso: a apresentação de um case na mesma área do cliente concede grande credibilidade e confiança de que a equipe está capacitada. Dica: Um bom mecanismo de produção de cases de sucesso em uma área específica é a realização de projetos pró-bono (desde que esses projetos não atrapalhem o foco de crescimento da sua EJ).
      2. Parceiros: mostrar parceiros da EJ que possam estar de alguma forma relacionados com o projeto e com a excelência desse. Nesse contexto pode entrar a apresentação do que é o Movimento Empresa Júnior e do compartilhamento entre todas as EJs do país e do mundo. Dica: utilizar-se de logos, uma vez que o apelo visual é mais impactante que o escrito.
2. 3. Resumo dos elementos mais importantes e críticos do projeto e apresentação dos interesses do cliente: este é o momento no qual a EJ apresenta para o cliente aquilo que identificaram como os fatores críticos da empresa e que devem ser alvo das soluções propostas no projeto, para então obter o resultado desejado por ele. Nesse momento já é aplicada a lente da EJ sobre o cliente, de forma a adequar os problemas dele ao portfólio e áreas de conhecimento. Membros mais experientes na área serão os envolvidos em determinar o escopo do projeto, realizando a tradução entre o que o cliente quer e o que pode ser feito. Dica: para manter os projetos com um tempo médio de duração uniforme, propostas mais completas podem ser desmembradas em projetos diferentes, de maneira a determinar o que será apresentado de acordo com o prazo disponível de execução.

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1. 4. Apresentação da equipe: identificação por meio de fotos e currículo da equipe que será responsável pelo projeto. Podem ser apresentados históricos que contribuam para a confiança do cliente na equipe. Isso contribuirá tanto para o aumento da satisfação do cliente, como a motivação da equipe de se sentir parte integral do projeto.

1. 5. Apresentação detalhada dos objetivos do projeto: alinhado com tudo que foi apresentado anteriormente, é apresentado então um resumo visual do que consistirá o projeto, com apresentação do contexto que envolve os estudos apresentados, o objetivo determinado para a estruturação do projeto e as entregas de todas as etapas que farão parte do resultado.

1. 6. Apresentação de como serão feitas as entregas e prazos: parte mais técnica da apresentação da proposta, com a demonstração de todas as entregas estipuladas em cronograma para o projeto, com o conteúdo, responsável, método de entrega e prazo. Este é o momento no qual o cliente deve visualizar de maneira clara tudo que será feito no projeto, para assim evitar falhas de comunicação e entendimento do que consistem os resultados esperados para o projeto.

1. 7. Definição das funções e responsabilidades: a entrega de resultados está constantemente relacionada com a entrega de informações e conteúdo por parte do cliente. Esse deve ser acessível participativo para que o projeto seja concluído com excelência. Para garantir que prazos e responsabilidades serão cumprido é importante que seja definido com o cliente todos os momentos de troca de informações, com a definição de prazos e responsáveis, para evitar futuros problemas. As áreas de atuação tanto do time da EJ quanto do time do cliente devem estar previamente definidas a fim de garantir e manter o bom relacionamento. Como foi falado, cada cliente possui necessidades específicas no que se refere ao tipo de abordagem e comunicação, e para isso é importante saber qual a melhor maneira de comunicação e cobrança de resultados. Definir se a comunicação será por telefone, e-mail ou presencialmente, qual será a frequência e dinâmica desses contatos e quais assuntos serão discutidos no encontro, de acordo com a demanda do cliente e do projeto, é essencial para garantir maior efetividade e produtividade.

Resumindo:

4. Conclusão

Essas etapas concluem o modelo de 7 passos de apresentação em PowerPoint para entrega da proposta. Realizando as alterações necessárias, será possível comunicar o cliente de forma clara e interativa quais são os objetivos, entregáveis e resultado final idealizados para o projeto, reforçando a credibilidade e confiança do cliente e, principalmente, proporcionando uma reunião que agrega valor ao projeto.

A postura mais incisiva configura uma abordagem de venda do projeto e contribui para que o cliente enxergue uma solução desenvolvida exclusivamente para a resolução dos problemas que ele apresentou. É essencial que durante todo esse processo o cliente sinta que construiu junto com a equipe o que seria o projeto, consolidando a necessidade dele, a visualização do impacto que causará e a concretização de um sonho.

Autor: Gabriela X. de Camargo Rodrigues

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Empresa Júnior: Mauá Jr.